数据验证技巧解密办公利器你掌握了吗？

时间：2024-12-30

在数据管理中，数据验证是一项至关重要的技能，它不仅能够有效遏制数据的冗余，还能大幅提升工作效率，对于后续的数据处理工作起到极大的辅助作用。若你对这项技术尚不熟悉，那么你确实需要及时更新自己的知识库了。

一、数据验证概述

概念：数据验证，顾名思义，是用来规范数据类型或限制用户在单元格中输入值的工具。

经典用法：最常见的数据验证应用之一是创建下拉列表。

实现途径： 1. 进入【数据】菜单，选择【数据验证】选项，打开【数据验证】对话框。解读：不同版本的软件中，可能对“数据验证”的表述略有差异，以WPS为例，其对应的是【有效性】选项，具体操作如图所示：

二、数据验证应用实例

（一）整数验证

目的：确保员工的年龄在18至55岁之间。

方法： 1. 选择目标单元格，在【数据】菜单中选择【数据验证】，打开【数据验证】对话框。 2. 在【允许】中选择【整数】，在【数据】中选择【介于】，在【最小值】和【最大值】中分别输入18和55，点击【确定】。

解读： 1. 若在输入错误数据时希望显示自定义的提示信息，可以在【数据验证】对话框的【出错警告】选项卡中设置。 2. 【数据验证】对话框中的【数据】选项还包括【未介于】、【等于】、【不等于】、【大于】、【小于】、【大于或等于】、【小于或等于】等，可根据需求进行选择。

（二）序列验证

【序列】即我们常说的下拉列表。

目的：选择“性别”选项。

方法： 1. 选择目标单元格，在【数据】菜单中选择【数据验证】，打开【数据验证】对话框。 2. 在【允许】中选择【序列】，在【来源】中输入“男,女”，点击【确定】。

解读： 1. 【来源】文本框中的值必须用英文逗号（,）分隔，否则将无法正确显示。 2. 【来源】中不仅可以输入值，还可以进行选择。

（三）日期验证

目的：单元格只能录入4月份的日期。

方法： 1. 选择目标单元格，在【数据】菜单中选择【数据验证】，打开【数据验证】对话框。 2. 在【允许】中选择【日期】，在【数据】中选择【介于】，在【开始日期】和【结束日期】中分别输入2022年4月1日和2022年4月30日，点击【确定】。

解读： 1. 出错信息除了系统默认的之外，还可以在【出错警告】中自定义。 2. 【数据验证】对话框中的【数据】选项还包括【未介于】、【等于】、【不等于】、【大于】、【小于】、【大于或等于】、【小于或等于】等，可根据需求进行选择。

（四）文本长度验证

目的：确保正确输入手机号。

方法： 1. 选择目标单元格，在【数据】菜单中选择【数据验证】，打开【数据验证】对话框。 2. 在【允许】中选择【文本长度】，在【数据】中选择【等于】，在【长度】中输入11，点击【确定】。

解读： 1. 文本【长度】可以根据实际情况自定义，如手机号码长度为11位，身份证号码长度为18位。 2. 文本【长度】除了【等于】外，还可以是【介于】等其它类型。

（五）自定义验证

目的：禁止录入重复值。

方法： 1. 选择目标单元格，在【数据】菜单中选择【数据验证】，打开【数据验证】对话框。 2. 在【允许】中选择【自定义】，在【公式】文本框中输入=COUNTIF(H$3:H$12,H3)=1，点击【确定】。

解读： 1. Countif函数的作用为单条件计数，若对其功能不了解，可查阅历史文档。如果当前指定数据范围（H3:H12）中当前单元格值的数量为1，则允许录入，若大于1，则显示【出错警告】。 2. 【数据验证】中【自定义】功能十分强大，具有广泛的应用空间，如有更多应用技巧，欢迎在留言区讨论。

结束语：

关于数据验证的经典用法，主要包括上述五类，其中【自定义】功能最为强大。在学习过程中，如果你有更多关于【数据验证】的技巧，不妨与小编分享或在留言区讨论。如需联系文件，请扫描以下二维码获取！

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